ELO in der Office Cloud

Die ELO Digital Office GmbH ist als Tochter aus der Unternehmensgruppe Louis Leitz, einem der führenden Hersteller von Ablage- und Archivierungssystemen sowie Büroprodukten in Europa, hervorgegangen.

Als eigenständiges Unternehmen entwickelt und vertreibt die ELO Digital Office GmbH Produktlösungen in den Bereichen "elektronisches Dokumentenmanagement" und "digitale Archivierung". Unter der Produktbezeichnung ELO - Elektronischer Leitz Ordner - werden Dokumentenmanagement- und Archivierungslösungen für Behörden, Kommunen, Steuerberater, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer, Handel, Industrie, Dienstleister, Verwaltung, Banken, Versicherungen und Verlage angeboten.

Die Produktpalette reicht von der Einstiegslösung für den Mittelstand (ELOoffice) bis hin zum hoch skalierbaren modularen Client/ Server-Systemen für große Unternehmen (ELOprofessional und ELOenterprise).

Neben den funktionalen Leistungsmerkmalen liegt die Ursache dafür, dass ELO zu den am weitesten verbreiteten Dokumentenmanagement-Systemen in Deutschland zählt, vermutlich darin begründet, dass mit ELOoffice bereits ein sehr günstiger Einstieg in ein professionelles Dokumentenmanagement möglich ist und das Produkt später jederzeit auf ELOprofessional bzw. ELOenterprise aufgerüstet werden kann.

Vorteile der digitalen Archivierung mit ELO

DMS = Dokumentenmanagementsystem

Schnelles Finden im papierlosen Büro
Die Suchmöglichkeiten in den zentralen DMS-Archiven ermöglichen allen Anwendern ein schnelles und bequemes Finden von Dokumenten und Dateien. Beim Suchen in ELO werden im Normalfall – wie beim Googeln im Internet – lediglich ein oder mehrere Suchbegriffe in einem Suchfeld eingegeben. Als Suchergebnis werden anschließend alle in Frage kommenden Dokumente und Dateien in einer Übersicht angezeigt. Sollte diese Suche einmal nicht zu dem gewünschten Ergebnis führen, können über Dokumententyp-spezifische Suchmasken Detailsuchen erfolgen.

Revisionssicherheit und die Gesetzlichen Anforderungen an die Online-Archivierung
Im Jahr 2001 wurden vom Finanzministerium neue Grundsätze erlassen, die die erforderliche Qualität digitaler Unterlagen anlässlich einer Betriebsprüfung durch die Steuerbehörden regeln: die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU vom 16.07.2001). Nur einem geringen Teil der verantwortlichen Unternehmer sind die daraus resultierenden Anforderungen und Gefahren im Falle einer steuerlichen Prüfung bewusst. Dasselbe gilt für die in der Abgabenordnung beschriebene "eingeschränkte Pflicht zur digitalen Archivierung".

Das Dokumentenmanagementsystem ELO (Elektronische Leitz Ordner) stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung erfüllt werden.

Transparenz und benutzerindividuelle Sichten auf Dokumente
ELO ermöglicht es, verschiedenste Dokumente und Dateien unter einer einheitlichen Oberfläche zu verwalten. Sofern gewünscht, können alle archivierten Daten auch in baumartig strukturierten Ablagehierarchien angezeigt werden, deren Aufbau jeweils der Sichtweise der zugehörigen Benutzergruppen entsprechen (also z.B. der Sichtweise des Einkaufs, des Vertriebs oder der Buchhaltung).

Versionsverwaltung von Dokumenten
Änderungen und Erweiterungen von Dokumenten können ausgeschlossen werden oder werden automatisch protokolliert. Auf diese Weise kann jederzeit nachvollzogen werden, welcher Anwender zu welchem Zeitpunkt welche Änderungen an den Dokumenten oder Dateien vorgenommen hat.

Komfortable Scannerfunktionen
DMS-Systeme stellen komfortable Features für das Scannen von Dokumenten zur Verfügung. Die gescannten Dateien landen direkt in der Eingangsbox des Systems, wo sie zunächst mit Schlagworten versehen und dann archiviert werden.

Daten- und Zugriffssicherheit
Der Unterschied zwischen der Ablage von Dateien im Dateiexplorer und in einem DMS liegt darin, dass DMS-Dateien in DMS-internen Archivdateien gespeichert werden. In Abhängigkeit vom zugeordneten Sicherheitslevel erfolgt die Ablage dort u.a. verschlüsselt.

Ablaufoptimierung durch Workflow-Management
Der Grundgedanke des Workflow-Managements besteht darin, alle Geschäftsabläufe im DMS-System abzubilden und automatisiert ablaufen zu lassen. Der Bearbeitungsstatus eines Vorgangs ist dabei jederzeit ersichtlich. Auf Verzögerungen im Ablauf kann zeitnah reagiert werden.